vacance de poste

Intitulé publication: RECEIVING AND INSPECTION ASSISTANT, G4
Intitulé code d’emploi: RECEIVING AND INSPECTION ASSISTANT
Département / Bureau: United Nations Interim Force in Lebanon
Lieu d'affectation: NAQOURA
Période de candidature: 15 décembre 2017 - 13 janvier 2018
No de l’appel á candidature: 17-Logistics and Supply Chain-UNIFIL-89914-R-Naqoura (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located within Supply Chain Management of the United Nations Interim Force in Lebanon (UNIFIL). The Receiving and Inspection (R&I) Assistant will work under the direct supervision of Chief R&I Unit.

Responsabilités

Within delegated authority, the Receiving and Inspection Assistant will be responsible for the following duties:

•Receive deliveries from MOVCON unit and/or directly from vendors, verifying the quantity and general condition of cargo as declared by and received from MOVCON.
•Review all documentation received with incoming cargo, ensuring that the shipment corresponds to that listed on the relevant Purchase Order, the vendor’s packing list and invoice, the UN mission cargo manifest, all the relevant issue vouchers and ensuring that the shipment is duly covered by a customs exemption declaration.
•Maintain and update as required R&I information in Umoja for expendable and non-expendable items.
•Conduct with the assistance of the relevant Self Accounting Unit, a detailed physical inspection of the items delivered
Ensuring that:
a)In the case of goods received from vendors: that the terms, conditions and specifications of the purchase order are fully satisfied, verifying that the equipment received matches the vendor’s packing list.
b)In the case of goods received from other UN missions: that all the items received match those listed on the relevant Mission Issue Vouchers.
•Indicate any delivery discrepancy (over/short supplies, damaged items or items to be rejected) on a Damage Discrepancy Report (DDR).
•Raise a receiving and Inspection Report in Umoja for purposes of closing out the procurement case file, enabling processing and payment of the vendor’s invoice.
•Verify the conformity of unit and total price of the items detailed on the vendor’s issue/financial documentation against the related purchase order.
•Ensure that the physical inspection of materials and related data entry into inventory databases are accurate and completed within deadlines.
•Maintain records of all incoming shipments in electronic and hard copy format, update the R&I electronic register and database with all shipping, customs clearance, inventory, purchase and R&I references, ensuring that the R&I register accurately reflects the status for each delivery and that the integrity of the register is maintained in all aspects.
•Maintain R&I files in sequential order in accordance with the R&I register to enable accurate and auditable.

Compétences

Professionalism:- A comprehensive grasp of Inventory Management System and Receiving and Inspection accounting practices; Shows pride in work and in achievements; Demonstrates professional competence and mastery of subject matter; Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; Is motivated by professional rather than personal concerns; Shows persistence when faced with difficult problems or challenges; Remains calm in stressful situations; Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

Teamwork:- Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; Is willing to learn from others; Places team agenda before personal agenda; Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Client Orientation:- Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; Establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; Monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; Keeps clients informed of progress or setbacks in projects; Meets timeline for delivery of products or services to client

Formation

High school diploma or equivalent is required. Technical training in Logistics, Business Management, Engineering or related fields is highly desirable.

Expérience professionnelle

At least 3 years of progressively responsible experience in logistics and/or supply chain management. Previous relevant experience in receiving and inspection, property control and inventory management and proven ability in analytical work is desirable. Experience in the application of information technologies to business practices and procedures that are relevant to commodity management and distribution controls is highly desirable. Experience of work in an international organization is desirable.

Connaissances linguistiques

French and English are the working languages of the UN Secretariat. For this post, fluency in English and Arabic (both oral and written) are required

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include a technical test in addition to Competency Based Interview.

Notice spéciale

Recruitment against this position is on a local basis; applicants in the General Service category shall meet the relevant employment requirements of the host country (Lebanon), including fulfilling visa or work permit stipulations. If you fulfill the visa and work permit stipulations for Lebanon, please specify in your cover letter and attach a copy of your visa and work permit under "attachments" of your application in Inspira.

Charte des Nations Unies

En vertu du paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, notamment mais non exclusivement s’agissant du respect du droit international des droits de l’homme et du droit international humanitaire. Les candidats pourront faire l’objet d’une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but de vérifier s’ils ont commis ou sont soupçonnés d’avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide « Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation. Ils sont tenus de fournir des informations complètes et précises. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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