vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G5
Intitulé code d’emploi: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Département / Bureau: United Nations Interim Force in Lebanon
Lieu d'affectation: NAQOURA
Période de candidature: 14 décembre 2017 - 12 janvier 2018
No de l’appel á candidature: 17-Administration-UNIFIL-90238-R-Naqoura (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

This position is located in Compliance and Monitoring Unit in the Office of the Director of Mission Support, United Nations Interim Force in Lebanon (UNIFIL), Naqoura. The incumbent will report to the Chief Compliance and Monitoring Unit or his/her designate.

Responsabilités

- Assist in the overall smooth functioning of the unit by the full range of office management and administrative support functions including collecting, receiving, screening and filing of all correspondence, typing, proofreading, etc.
- Provide assistance in following-up on the status of implementation of audit recommendations and maintain and update the Audit Tracking Database. Provide statistical and other reports with regard to audits.
- Assist in arranging and coordination of meetings such as Entry and Exit Conferences, the visit of the Board of Auditors and / or other Oversight Bodies. Attend the meetings, prepare minutes, and monitor follow-up activities.
- Assist in the Boards of Inquiry by arranging meetings with witnesses, providing language assistance, including translation during interviews with third parties and / or local authorities, translation of documentation and other related material.
- Maintain files (both hard and electronic) of all the Boards of Inquiry, manage, update and assist in improving of the Board of Inquiry database. Provide statistical and other reports from the database.
- Follow-up on the status of implementation of recommendations made by Boards and provide the required feedback when requested.
- Maintain liaison with other offices within UNIFIL regarding administrative matters such as Noticas and Noticas Confirmation, Financial Disclosure Programme, Letter of Designation, etc.
- Ensure smooth and efficient information flow within the unit and assist in the development of office administrative systems and procedures.
- Respond or draft responses to a range of correspondence and other communications.
- Provide assistance in maintaining all documentation / reports and registers regarding Risk Management. Assist in following-up with sections and units in providing information and regular updates; assist in preparing statistical and other reports when required.
- Assist in the preparation of presentation and / or training materials using appropriate technology / software.
- Organize meeting and assist in arranging reservation of the conference room.
- Maintain office supplies and equipment orders.
- Undertake other duties as may be assigned from time to time.

Compétences

- Professionalism: Knowledge of relevant UN rules, regulations, administrative procedures, policies and directives. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources duties in work place and ability to apply good judgment in the context of assignments given. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

- Planning& Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

- Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

Diplôme du secondaire ou équivalent.

Expérience professionnelle

Au moins cinq (5) années d’expérience _________________ ou un domaine apparenté.

Connaissances linguistiques

La maîtrise d’une des langues de travail du Secrétariat des Nations Unies, l’anglais ou le française (tant à l’oral qu’à l’écrit), est indispensable ; une connaissance de l’autre langue est souhaitable. Une connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

Recruitment against this position is on a local basis; applicants in the General Service category shall meet the relevant employment requirements of the host country (Lebanon), including fulfilling visa or work permit stipulations. If you fulfill the visa and work permit stipulations for Lebanon, please specify in your cover letter and attach a copy of your visa and work permit under ‘attachments” of your application in Inspira.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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