vacance de poste

Intitulé publication: INFORMATION MANAGEMENT ASSISTANT, G4
Intitulé code d’emploi: INFORMATION MANAGEMENT ASSISTANT
Département / Bureau: United Nations Interim Force in Lebanon
Lieu d'affectation: NAQOURA
Période de candidature: 10 janvier 2018 - 08 février 2018
No de l’appel á candidature: 18-Information Management Systems-UNIFIL-90585-R-Naqoura (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the United Nations Peacekeeping Operations and Special Political Missions. The Information management Assistant is responsible for maintaining and updating the information management operation of the unit/section.

Responsabilités

Archives and Records Management (50%)
•Assists in oversight of contractually stored records by facilitating the establishment of contracts and monitoring compliance; prepares and arranges records for transfer to c commercial storage; applies retention schedules and initiates reappraisals and disposals in consultation with archivists, registers actions in the unit database; and provides reference service;
•Assists in the oversight of archival arrangement and description operations by identifying, planning and overseeing projects in consultation with Unit archivists and in liaison with contractual archivists;
•Undertakes archival arrangement and description projects by researching administrative histories and providing records and content analysis for purposes of series description preparation and appraisal determinations; arranges records and prepares series descriptions according to archival standards and an database protocols;
•Participates in reference and research operation by servicing on-site and remote researchers, including the supervision of junior reference staff in records identification, retrieval and reproduction services;
•Provides curatorial and database management for artworks and archival photograph collections;
•Coordinates access and declassification reviews by screening records for security-classified materials, preparing declassification review requests and updating Unit database.

Documents (30%)
•Caries out research and document delivery services using a range of specialized commercial databases in addition to standard sources and databases;
•Orders and ensures shipment of documents, reference materials, stationary and necessary equipment to various sites;
•Liaises with document processing services with respect to preparation, reproduction and distribution of documents and publications;
•Follows-up on shipment of documents, reference materials, stationary and other necessary equipment to various sites;

General (20%)
•Mange and process iNeed requests for services;
•Assists with the collection and transportation of archive boxes and documentation;
•Provides administrative support to unit chiefs and undertakes other duties as assigned.

Compétences

Professionalism
•Shows pride in work and in achievements.
•Demonstrates professional competence and mastery of subject matter.
•Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results.
•Is motivated by professional rather than personal concerns. Shows persistence when faced with difficult problems or challenges.
•Remains calm in stressful situations.
•Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

Planning & Organizing
•Develops clear goals that are consistent with agreed strategies.
•Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required.
•Allocates appropriate amount of time and resources for completing work.
•Foresees risks and allows for contingencies when planning.
•Monitors and adjusts plans and actions as necessary.
•Uses time efficiently.

Client Orientation:
•Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view;
•establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect;
•identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions;
•monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems;
•keeps clients informed of progress or setbacks in projects;
•meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

-High School Diploma is required.

Expérience professionnelle

-A minimum of three years of progressively responsible experience in administration, archives, electronic record management or related area.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in English (both oral and written) is required. Knowledge of another UN official language is desirable.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise, which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

Recruitment against this position is on a local basis. Candidates for positions in the General Service categories must be Lebanese nationals.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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