vacance de poste

Intitulé publication: HUMAN RESOURCES ASSISTANT, G5 [Filled from Roster]
Intitulé code d’emploi: HUMAN RESOURCES ASSISTANT
Département / Bureau: Department for General Assembly and Conference Management
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 22 février 2018 - 23 mars 2018
No de l’appel á candidature: 18-Human Resources-DGACM-91199-R-New York (O)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

The position is located in the Human Resources Unit, Executive Office, Department for General Assembly and Conference Management, New York. The Human Resources Assistant reports to the designated Officer/s.

Responsabilités

Under the overall supervision of the Executive/Administrative Officer, the Human Resources Assistant will perform the following duties:

•Initiate, process, monitor, review and follow-up on actions related to the administration of the unit’s human resource activities, e.g., recruitment, placement, relocation, promotion, performance appraisal, job classification reviews, separation, training etc., ensuring consistency in the application of regulations and procedures.
•Review, monitor and update data of staff in UMOJA concerning attendance / absence records
•Extract, prepare reports from Umoja for overtime and CTO for review.
•Provide advice and guidance to staff with respect to administrative procedures, processes and practices, liaising with central administrative services as necessary.
•Maintain, monitor and review organizational staffing tables; prints and reviews reports.
•Maintain vacancy announcement files and keeps track of status of job openings; review and liaises with HDG for Umoja actions.
•Provides assistance in the coordination of service-wide activities (including preparation of travel authorization for all meetings and trainings, etc.).
•Draft routine correspondence; prepare written response to queries concerning
HR related matters.
•Maintain up-to-date work unit files (both paper and electronic).
•Coordinate extensively with service units and liaises frequently with internal team members, including OHRM, Accounts Division, Travel and Transportation Section.
•Perform other related administrative duties, as required, e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services.
•Assist with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for outsourced services.
•Process payment of contractors' invoices and monitor payments; prepare and processes forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.
•Assists in the preparation of presentation materials using appropriate technology/software.
•Extract data from a variety of sources; prepare wide range of customized statistical tables and reports.
•Researches, compiles and summarizes background materials for use in preparation of reports, briefs, speeches, etc.
•Support the front office of the Executive Officer; organize meetings, maintains calendar.
•Perform other duties as assigned.

Compétences

• PROFESSIONALISM: Knowledge of the human resources policies, procedures and practices and ability to apply them in an organizational setting. Demonstrates use of initiative and makes appropriate linkages in work requirements and anticipates next steps. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

• TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

• CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

High school diploma or equivalent.

Expérience professionnelle

A minimum of five years of progressively responsible experience in human resources or a related area is required. Experience in working with ERP systems such as SAP, Umoja or similar systems is required. Experience in working with talent management systems such as Inspira is required. Experience handling large staffing tables, administering contracts and travel to a diverse set of clients in an Executive Office or a similar environment within an international organization, is desirable. Experience in working with MS Excel creating pivot tables and charts using worksheet data and external resources is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English is required. Knowledge of another UN official language is an advantage.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

- L'engagement ne sera prolongé que si le mandat est prorogé et/ou si les fonds nécessaires sont disponibles.
- Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
- Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables. Tous les fonctionnaires du Bureau de la déontologie doivent souscrire une déclaration de situation financière lors de leur nomination et chaque année par la suite.
- Vacance sous réserve de la disponibilité du poste.
- Pour pouvoir poser leur candidature, les fonctionnaires du Secrétariat doivent avoir à leur actif le nombre requis de mutations latérales, lesquelles seront indiquées dans la notice personnelle et la lettre de couverture.
- Ces postes sont financés au moyen du compte d'appui aux opérations de maintien de la paix. L’engagement ne sera prolongé que si le budget correspondant est approuvé.
- Ce poste est devenu vacant en raison de l’affectation ou du détachement temporaire de son titulaire auprès d’un autre bureau ou organisme. La sélection du candidat et la reconduction de son engagement se feront sous réserve du retour du titulaire, qui garde un droit sur le poste. Si le candidat retenu est un fonctionnaire du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, il sera considéré comme occupant le poste au titre d’une affectation temporaire.
- La Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies est un organe interinstitutions indépendant créé par l'Assemblée générale des Nations Unies. Les procédures applicables en matière de ressources humaines sont régies par un mémorandum d'accord conclu entre la Caisse et le Secrétariat des Nations Unies. Sur la base de ce mémorandum d'accord et à la lumière du statut de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, il a été décidé que les fonctionnaires posant leur candidature à des postes de niveau P-5 à la Caisse seraient exceptionnellement dispensés d'avoir à leur actif le nombre requis de mutations latérales. Toutefois, les candidats sélectionnés n'ayant pas à leur actif le nombre requis de mutations latérales ne pourront prétendre à un engagement autre que pour les postes pourvus au sein de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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