vacance de poste

Intitulé publication: STAFF ASSISTANT, G5
Intitulé code d’emploi: STAFF ASSISTANT
Département / Bureau: United Nations Interim Force in Lebanon
Lieu d'affectation: NAQOURA
Période de candidature: 10 janvier 2018 - 24 janvier 2018
No de l’appel á candidature: 18-Administration-UNIFIL-91259-R-Naqoura (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the Language Support Unit (LSU), in Naqoura Headquarters (HQ) or Sector East HQ. The incumbent will report to Chief LSU or his/her designate.

Responsabilités

•Assist in the overall administration of the Language Support Unit, i.e, provides substantive and administrative support in managing priorities and work flow of the Unit; coordinate and monitor multiple and diverse activities and work processes to ensure that management directives and decisions are properly carried out in a timely manner.

•Provide assistance in compiling and analyzing basic data from a variety of sources, summarizing and presenting conclusions for review by manager.

•Serve as a communications link between supervisor (Chief LSU, his/her Deputy and/or Staff Assistant GS-6) and Unit’s staff; keep others informed by conveying directives, reports, status updates and other relevant information; bring sensitive and urgent matters to the attention of the Chief LSU, his/her Deputy and/or Staff Assistant.

•Provide assistance in time management , scheduling and handle a wide range of administrative duties/processes (e.g. leave and attendance records, timesheets, etc.) on behalf of Chief LSU, his/her Deputy and/or Staff Assistant with appropriate consultation as required.

•Screen and prioritize all incoming correspondence. Compile relevant background documents and references; identify issues requiring the manager’s attention and refer others to relevant officer for appropriate disposition; monitor and follow-up on actions to be taken.

•Researche, compile and summarize background materials for use in preparation of Unit’s reports, briefs, presentations, etc.

•Handle a wide range of complex information requests and inquiries responds, or draft responses, to a diverse range of correspondence and other communications.
•Assist in preparing amendments to the Unit’s Standard Operations Procedures (SOP), Administrative Procedures, Guidelines, Databases and other related systems to ensure smooth functioning of the Unit.

•Oversee work of junior office support staff; establishe priorities and deadlines, assign work and review outputs upon completion; train office support staff in administrative, protocol and other relevant procedures when required.

•Organize official receptions, meetings, etc., handling all necessary arrangements (e.g. room reservations, guest/participant lists, invitations, seating arrangements, background documentation, special equipment, etc.).

•Handle a wide range of administrative duties/processes (e.g. leave and attendance records, timesheets, travel arrangements, visa applications, expense statements, telecommunications charges, service and supply requisitions, conference room bookings, etc.).

•Exercise quality-control function for all outgoing documents; proofread and edit texts for adherence for format, grammar, punctuation and style as and when required.

•Manage, update and further develop internal databases; update website; generate a variety of standard and non-standard statistical and other reports from various databases.

•Perform other duties as assigned.

Compétences

Professionalism: Knowledge of relevant UN rules, regulations, administrative procedures, policies and directives, and of inventory and control guidelines, directives and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations; commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

Communication: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

Accountability: Takes ownership of all responsibilities and honours commitments; Delivers outputs for which one has responsibility within prescribed time, cost and quality standards; Operates in compliance with organizational regulations and rules; Supports subordinates, provides oversight and takes responsibility for delegated assignments; Takes personal responsibility for his/her own shortcomings and those of the work unit, where applicable.

Formation

-High School Diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle

-A minimum of five (05) years of progressively responsible experience in the field of Administrative Services or other related area is required.
-Experience in computer administration and database management (including Word, Excel, Power Point, Lotus, etc.) is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in English (both oral and written) is required. Knowledge of Arabic is desirable.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise, which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

Recruitment against this position is on a local basis; applicants in the General Service category shall meet the relevant employment requirements of the host country (Lebanon), including fulfilling visa or work permit stipulations. If you fulfill the visa and work permit stipulations for Lebanon, please specify in your cover letter and attach a copy of your visa and work permit under ‘attachments” of your application in Inspira.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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