vacance de poste

Intitulé publication: Meetings Services Assistant, G6
Intitulé code d’emploi: MEETINGS SERVICES ASSISTANT
Département / Bureau: United Nations Joint Staff Pension Fund
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 30 janvier 2018 - 28 février 2018
No de l’appel á candidature: 18-Conference Services-UNJSPF-92176-R-New York (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the Office of the CEO of the United Nations Joint Staff Pension Fund (UNJSPF). The incumbent reports to the CEO.

Responsabilités

Within delegated authority, the Meetings Services Assistant will be responsible for the following duties:

• Organizes and coordinates preparatory meetings with relevant offices and delegations regarding procedural and organizational arrangements for the sessions of the Pension Board, and other assigned committees and meetings/conferences.
• Assists in drafting procedural notes for the chairpersons of the Pension Board, and other assigned committees and meetings/conferences.
• Ensures that all required services, including the availability and distribution of documents, and personnel are available in order for the Pension Board, and other committees and meetings/conferences to convene according to the schedule.
• Track the status of and posts documents on Pension Board/Committee websites.
• Organizes and maintains reference material and background documents in documents booth.
• Reports on the proceedings of committees and meetings/conferences and submit reports, if required, to the supervisor.
• Produces daily and weekly programme of the Pension Board, and other assigned committees and meetings/conferences/conferences prepared by senior staff for distribution.
• Supervise, as needed, the voting and election process and the preparation of tabulation of voting patterns.
• Assists in the preparation of the preliminary list and annotation of agenda items and daily material concerning the proceeding of the Pension Board, and other committees and meetings/conferences.
• Prepares list of participants.
• Maintains a database of meetings based on requests and publishes the list indicating the interpretation requirements, venue, date and other relevant information, on a quarterly basis.
• Determines the material and human resources requirements of meetings and, in cooperation with the Budget Officer, prepares the cost estimates for consideration by the requesting office.
• Allocates conference facilities and meeting rooms.
• Maintains an accurate record of speakers and/or an attendance record and coordinates with delegations on their position on the list of speakers.
• Undertakes research and provides reference materials for preparation of briefs, notes and statements for meetings/conferences.
• Ensures reports of committees and meetings/conferences meet the Pension Board/UN document standards and coordinates with the documents control office for reproduction of reports.
• Prepares floor plan of seating arrangements in accordance with meeting requirements and Pension Board protocol.
• Attends coordinating/planning meetings,.
• Prepares for committees and meetings/conferences to be held away from Headquarters, , coordinates with host organization.
• Drafts correspondence and notes for signature.
• Maintains and updates filing and reference system regarding procedures and reference materials for Pension Board.
• Responds to queries from Pension Board and Committee members, UN departments, participants, beneficiaries and other stakeholders.
• Replaces, as needed, senior staff in related functions.
• Participates in the recruitment of temporary assistants and schedules and supervises their work.
• Provides support to the Office of the CEO in preparing drafts to respond to correspondence from high level officials, committees, or governing bodies.
• Provides support to the Office of the CEO to respond to queries from the Fund’s stakeholders regarding pension issues by using the Fund’s systems and databases.
• Provides guidance/training, as needed, to junior staff.
• Performs other duties as required.

Compétences

• PROFESSIONALISM: Knowledge of the Organization’s conference policies, procedures and practices. Ability to research, select, organize and summarize information required for the preparation of meetings. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

• PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

• CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

High school diploma or equivalent.

Expérience professionnelle

A minimum of seven years of progressively responsible experience in servicing and organizing meetings of large intergovernmental organizations is required. A minimum of five years of experience supporting senior officials and dealing with delegations and/or representatives of legislative bodies is required. Experience with pension funds and/or financial institutions is desirable. Knowledge and experience in utilizing ERP systems to look up data to respond to clients’ queries is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

Le recrutement pour ce poste est exclusivement local.

Passer avec succès le Test d'aptitude standardisé pour les services généraux (GGST - Global General Service Test) est un prérequis pour être considéré comme un candidat potentiel à un recrutement pour les postes des Services Généraux au sein du Secrétariat des Nations Unies.

Avoir passé avec succès le Test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif (ASAT - Administrative Assessment Support Test) en anglais aux Sièges du Secrétariat des Nations Unies, à la Commission économique pour l'Afrique (UNECA), à la Commission économique pour l'Asie Occidentale (ESCWA), le Bureau des Nations Unies à Genève (UNOG), le Bureau des Nations Unies à Vienne (UNOV), le Tribunal pénal international pour le Rwanda (ICTR) ou le Tribunal pénal international pour l'ex-Yougoslavie (ICTY) peut être accepté en lieu et place du test GGST, sous réserve de la confirmation de sa validité.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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